Sistem Otomatisasi Kantor

Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation disingkat OA) didefinisikan sebagai system komunikasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.
Otomatisasi kantor terdiri atas semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang beradan di dalam maupun di luar perusaahan. Orang yang berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor lain dalam suatu perusahaan, atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan lain.
Para pengguna otomatisasi kantor pada umumnya adalah Manajer,orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

Otomatisasi Kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor:

1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
3. Pemecahan masalah Kelompok/Tim.
4. Cara OAberkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
5. Pelengkap–BukanPengganti.
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Salah satu penggunaan otomatisasi kantor yang terkenal saat ini adalah penggunaan Video Conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Video Conference ini sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di suatu tempat.

Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ?

 Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi. Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan. Awalnya, OA dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif (clerical), tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam maupun diluar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai. Dengan tujuan utama meningkatkan produktifitas mereka.

Tahap-tahap penerapan OA:

1.    Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word ProcessinG.

2.       Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.

3.      Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT).

2.      Tujuan Otomatisasi Kantor ?

Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
 pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu carau komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. Penggabungan dan penerapan teknologi memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

Kesimpulan: Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ?

Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau tidak, maka disini kita perlukan yang namanya pemakai, ia yang akan menilai, merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan, apakah anda penasaran siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system informasi.

Yang menggunakan Otomatisasi Kantor ?
 a. Manajer
b.  Profesional
c.  Sekretaris
 d. Pegawai Administratif

Penjelasan:

a.      manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

b.       Professional, adalah orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.

c.       Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

d.       Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

4.      Macam-Macam System Otomatisasi Kantor?

1.      System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain

2.       System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.

3.       System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

4.      System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
 Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

5.      Sistem Elektronik Formal

Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

6.      Sistem Elektronik Informal

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

Jenis – jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor yaitu :

1.      WORD PROCESSING (Pengolahan Kata) : penggunaan alat elektronik secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2.      ELECTRONIK MAIL (Surat Elektronik) : populer dikenal sebagai E-Mail, adalah prnggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirimn menyimpan, dsn menerima pesan-pesan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

3.       VOICE MAIL : serupa dengan surat elektronik kecuali bahwa anda mengirim pesan dengan mengucapkannya ke dalam telepon daripada mengetiknya, dan anda menggunakan telepon anda untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

4.      ELECTRONIC CALENDARING (Kalender Elektronik) : penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengamil kalender pertemuan manajer.

5.      AUDIO CONFERENCING (Komferensi Audio) : penggunaan peralatan komuikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melakukan konferensi. Telepon konferensi memungkinkan lebih dari dua orang erpartisipasi dalam percakapan telepon, merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan.

Daya Tarik Konferensi Audio:

-          Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan.

-          Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.

-          Konferensi audio dapat disiapkan dalam beberapa menit. Mungkin operator memberitahu para peserta, atau para pesertadiberikan nomor telepon untuk dihubungi.

6.      VIDEO CONFERENCING (Konferensi Video) : penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer.

Terdapat 3 konfigurasi dasar konferensi video:

1.      Video satu arah dan audio satu arah: sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmii ke satu atau beberapa tempat penerimaan.

2.      Video satu arah dan audio dua arah: kemampuan audio dua arah memungkinkan orang di tempat penerimaan berbicara dengan orangb di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.

3.      Video dan audio dua arah:  komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung dua arah. Cara ini merupakan pendekatan konferensi elektronik paling mahal.

7.      COMPUTER CONFERENCING (Konferensi Komputer) : penggunaaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.

8.       FACSIMILE TRANSMISSION / FAX (Transmisi Faksimil) : penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung lain.

9.      VIDEOTEXT : penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.

Saat perusahaan ingin menyediakan informasi kepada para pemecah masalah dalam bentuk videotext, terdapat 3 sumber utama bahannya.

1.      Perusahaan dapat menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.

2.      Peruahaan dapat berlangganan jasa videotext.

3.      Perusahaan dapat memperoleh akses k file videotext dari perusahaan lain.

10.  IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL (pencitraan) : seperti yang digunakan sekarang, merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.

11.   DESKTOP PUBLISHING : Aplikasi OA terbaru adalah desktop publishing (DTP). Desktop Publishing adalah penggunaan komputer untu menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area:

1.      Aplikasi administratif: meliputi dokumen-dokumen dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta.

2.      Aplikasi teknis: meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparancies, dan manual.

3.      Grafik perusahaan: meliputi periklanan, brosur, dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan.